- February 29, 2024
Kada ste u bilo kojoj grani privrede na dnevnoj bazi nastaju stotine, pa čak i hiljade, raznih
dokumenata. Od računa, preko ugovora, do raznih pisama i drugih materijala. S obzirom da taj
broj raste, oni se moraju valjano skladištiti. Tek dobro sređeni podaci mogu se unositi u arhivsku
knjigu.
Tokom ovog bloga pokušaćemo da damo odgovor na najčešće postavljena pitanja u vezi sa
ovim pojmom.
Šta je arhivska knjiga?
Arhivska knjiga odnosi se na registar koji se koristi za evidenciju i praćenje celokupne arhivske
građe i dokumentarnog materijala koja se mora voditi od prvog dana postojanja svakog
subjekta, bio on u privatnom ili državnom sektoru.
Šta je dokumentarni materijal, a šta arhivska građa?
Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih
delovanjem i radom subjekata, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na
formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu.
Kada se kaže rad subjekata misli se na rad državnih organa i organizacija, organa teritorijalne
autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih
ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih
zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica.
Dokument je zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i
strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje
tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti.
Poseban i najznačajniji deo dokumentarnog materijala koji se trajno čuva naziva se arhivska
građa.
Kako se vodi arhivska knjiga?
Ova knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. Upis arhivske građe i
dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim
oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija
arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Arhivska knjiga sе vodi prеma Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj dеlatnosti. Od 1. januara
2024. godine, u okviru zakona, doneta je i Uredba o elektronskom arhiviranju kojom se
obavezuju svi subjekti da svoje arhivske knjige prenesu i u elektronski oblik putem e-Arhiva.
Pored zakona, propisan je i Pravilnik o obrascu arhivske knjige.
Kako, kada i kome se predaje arhivska knjiga?
Zakonska obaveza predaje prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu izvršava se jednom
godišnje do 30. aprila svake godine za prethodnu kalendarsku godinu. Ponekada se dešava da
se ovaj rok pomera usled praznika ili drugih razloga, ali se o tome javnost blagovremeno
obaveštava.
Predaja se vrši jednostavnom dostavom ahrivske knjige nadležnom arhivu, u štampanom ili
elektronskom obliku.
Svesni smo da ovo nije mali posao, ali to ne morate da činite sami! Kontaktirajte nas i rado
ćemo vam pomoći.
