- June 20, 2025
U 2025. godini zakonske obaveze arhiviranja dokumentacije u Srbiji dobile su još više na značaju. Sve češće kontrole inspekcija pokazuju da brojna preduzeća i dalje nisu u potpunosti usklađena sa propisima, što ih izlaže ozbiljnom riziku od visokih novčanih kazni, pa čak i poslovne blokade. Kako biste zaštitili svoje poslovanje, neophodno je razumeti zakonski okvir i konkretne korake koje je potrebno preduzeti.
Zakon o arhivskoj građi i šta on obavezuje
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti važi od februara 2021. godine, ali je od tada dopunjen novim podzakonskim aktima koji dodatno regulišu način čuvanja i obrade dokumentacije, naročito u elektronskom obliku. Svako pravno lice koje stvara dokumentaciju – od ugovora, finansijskih izveštaja do dopisa – dužno je da vodi urednu arhivu i obezbedi dostupnost i očuvanost građe tokom zakonskog roka. Dokumenti trajne vrednosti moraju biti zaštićeni i sačuvani, bilo u fizičkom arhivu ili digitalno, u skladu sa važećim pravilnicima.
Elektronsko arhiviranje: zakonski zahtevi i izazovi
Elektronski oblik arhiviranja postao je standard, ali uz njega dolaze i brojni tehnički i pravni zahtevi. Da bi dokument imao pravnu vrednost, mora biti potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, zapečaćen elektronskim pečatom i obeležen vremenskim žigom. Sve to mora biti sačuvano u sistemu koji omogućava zaštitu integriteta i pristup samo ovlašćenim licima. Neadekvatna digitalna arhiva se zakonski tretira kao da arhiva uopšte ne postoji.
Godišnje obaveze i izveštavanje prema nadležnom arhivu
Preduzeća su dužna da vode tzv. arhivsku knjigu – evidenciju koja sadrži podatke o vrsti, vremenu nastanka i trajanju dokumentacije. Takođe je obavezno izrađivanje liste kategorija arhivske građe i rokova čuvanja, kao i dostavljanje godišnjeg izveštaja državnom arhivu najkasnije do 30. aprila za prethodnu godinu. Sve ovo se ne odnosi samo na velika preduzeća – i mali privredni subjekti podležu ovim pravilima.
Kazne za nepoštovanje propisa nisu simbolične
Kazne za preduzeća koja ne postupaju u skladu sa zakonom kreću se od 50.000 do čak 2.000.000 dinara. U slučaju kontrole, inspektori mogu zatražiti kompletnu dokumentaciju o sistemu arhiviranja, pristup arhivskoj knjizi, dokaz o čuvanju dokumenata trajne vrednosti i validan dokaz o korišćenju kvalifikovanih digitalnih alata. Nepostojanje ili neažurnost samo jednog od ovih elemenata može biti osnov za sankciju.
Kako da zaštitite svoje poslovanje
Najvažniji korak ka bezbednom poslovanju jeste uspostavljanje jasnog i funkcionalnog sistema za upravljanje dokumentacijom. To uključuje izradu internog akta o arhiviranju, implementaciju elektronskog sistema koji zadovoljava zakonske standarde, kao i edukaciju zaposlenih koji rukuju dokumentima. Saradnja sa stručnjacima iz oblasti digitalne arhivistike i pravne usklađenosti često je najbolji način da izbegnete greške koje kasnije mogu biti skupo plaćene.
Uvođenje reda u arhiviranje dokumentacije nije samo zakonska obaveza – to je ulaganje u sigurnost, profesionalizam i održivost vašeg poslovanja. U 2025. godini više nema prostora za improvizaciju. Pravilno vođenje arhive danas znači bezbrižno poslovanje sutra. Zato, ne čekajte da vam inspekcija zakuca na vrata – uskladite se na vreme i budite korak ispred.
