- February 20, 2025
Novi zakon o arhiviranju donosi značajne promene u načinu na koji se dokumenti čuvaju i upravljaju u Srbiji. Ovaj zakon je usvojen kako bi se modernizovao i unapredio sistem arhiviranja, u skladu sa savremenim tehnologijama i zahtevima poslovanja. Međutim, kako će ove promene uticati na naše poslovanje?
Jedna od ključnih promena u novom zakonu je uvođenje elektronskog arhiviranja, što će omogućiti lakši i efikasniji pristup dokumentima. Ovo će biti posebno korisno za kompanije koje posluju na velikom broju lokacija ili sa velikim brojem klijenata, jer će omogućiti brži i lakši pristup dokumentima, bez potrebe za fizičkim dolaskom u arhivu. Takođe, novi zakon će olakšati proces arhiviranja i eliminisati potrebu za čuvanjem papirnih dokumenata na duži vremenski period.
Međutim, sa novim zakonom dolaze i stroži zahtevi za zaštitu podataka, što će biti posebno važno za kompanije koje rukuju osetljivim podacima. Ovo će zahtevati dodatne mere zaštite, kao što su enkripcija i sigurnosne kopije, kako bi se osigurala bezbednost i integritet podataka. U svakom slučaju, nove promene u zakonu o arhiviranju će zahtevati pažljivo planiranje i prilagođavanje poslovnih procesa, kako bi se osigurala usklađenost sa novim zahtevima.
Pregled novog zakona o arhiviranju
Novi zakon o arhiviranju donosi brojne promene i unapređenja u oblasti arhiviranja u Srbiji. Zakon je usvojen u cilju usklađivanja sa evropskim standardima i modernizacije arhivske službe.
Jedna od najvažnijih promena je uvođenje elektronskog arhiviranja. Prema novom zakonu, elektronski dokumenti imaju istu pravnu snagu kao i papirni dokumenti, što znači da se mogu arhivirati u elektronskom obliku. Ovo će značajno olakšati poslovanje firmama koje sve više koriste elektronsku dokumentaciju.
Novi zakon takođe propisuje jasna pravila za čuvanje i upravljanje arhivskom građom. Arhivska građa se mora čuvati u skladu sa standardima koji su propisani zakonom, a njeno upravljanje mora biti transparentno i efikasno. Ovo će obezbediti bolju zaštitu i očuvanje arhivske građe za buduće generacije.
Pored toga, novi zakon predviđa i uspostavljanje jedinstvenog informacionog sistema za arhiviranje. Ovo će omogućiti lakši pristup arhivskoj građi i olakšati njenu pretragu i korišćenje.
Ukupno gledano, novi zakon o arhiviranju predstavlja značajan korak napred ka modernizaciji arhivske službe u Srbiji. Uvođenje elektronskog arhiviranja, jasna pravila za čuvanje i upravljanje arhivskom građom i uspostavljanje jedinstvenog informacionog sistema za arhiviranje će značajno olakšati poslovanje firmama i obezbediti bolju zaštitu i očuvanje arhivske građe.
Ključne promene u zakonu
Definicija arhivskog materijala
Prema novom zakonu o arhiviranju, arhivski materijal obuhvata sve dokumente, zapise, podatke i druge informacije koje su nastale u toku poslovanja subjekta i koje su od značaja za njegovo poslovanje ili za istoriju i kulturu. Ovo uključuje i digitalne dokumente i podatke.
Obaveze subjekata
Novi zakon o arhiviranju uvodi strože obaveze za subjekte u pogledu arhiviranja i čuvanja arhivskog materijala. Subjekti su sada dužni da arhiviraju sve relevantne dokumente i podatke, bez obzira na njihov oblik ili format. Takođe su dužni da obezbede adekvatne uslove za čuvanje arhivskog materijala i da ga čuvaju u skladu sa propisanim rokovima.
Digitalizacija i elektronsko arhiviranje
Novi zakon o arhiviranju takođe uvodi promene u pogledu digitalizacije i elektronskog arhiviranja. Subjekti sada mogu da čuvaju arhivski materijal u elektronskom obliku, ali moraju da ispune određene uslove u pogledu bezbednosti, integriteta i dostupnosti podataka. Takođe je propisan rok za čuvanje elektronskih dokumenata i podataka, kao i pravila za njihovo brisanje ili uništavanje.
Ukupno gledano, novi zakon o arhiviranju uvodi strože obaveze za subjekte u pogledu arhiviranja i čuvanja arhivskog materijala, ali takođe omogućava veću fleksibilnost u pogledu digitalizacije i elektronskog arhiviranja. Subjekti koji se pridržavaju ovih propisa i obezbeđuju adekvatne uslove za čuvanje arhivskog materijala mogu da očekuju da će biti u skladu sa zakonom i da će izbeći kazne i druge negativne posledice.
Utjecaj na poslovanje
Prilagođavanje poslovnih procesa
Novi zakon o arhiviranju će zahtijevati od poslovnih subjekata da prilagode svoje poslovne procese kako bi se uskladili sa novim propisima. Ovo će zahtijevati dodatna ulaganja u infrastrukturu, softver i obuku zaposlenika. Međutim, ova prilagodba će omogućiti bolje upravljanje dokumentima i povećati efikasnost poslovanja.
Zaštita privatnosti i povjerljivih podataka
Novi zakon o arhiviranju će imati pozitivan utjecaj na zaštitu privatnosti i povjerljivih podataka. Poslovni subjekti će morati osigurati da se svi dokumenti čuvaju na siguran način i da se pristup dokumentima ograničava samo na ovlaštene osobe. Ovo će smanjiti rizik od neovlaštenog pristupa i zloupotrebe podataka.
Finansijski aspekti
Novi zakon o arhiviranju će imati finansijske posljedice za poslovne subjekte. Ulaganja u infrastrukturu, softver i obuku zaposlenika će biti potrebna kako bi se uskladili sa novim propisima. Međutim, ovo će dugoročno omogućiti uštede u vremenu i novcu zbog efikasnijeg upravljanja dokumentima. Takođe, poslovni subjekti će biti zaštićeni od kazni koje bi mogle biti izrečene zbog nepoštovanja zakona o arhiviranju.
Implementacija zakona u praksi
Rokovi za implementaciju
Novi zakon o arhiviranju u Srbiji stupio je na snagu 1. januara 2024. godine. Prema novom zakonu, sva preduzeća su obavezna da sprovedu implementaciju novih pravila i procedura za arhiviranje u roku od šest meseci od datuma stupanja na snagu zakona. To znači da sva preduzeća moraju da usklade svoje poslovanje sa novim zakonom najkasnije do 1. jula 2024. godine.
Tehnički zahtevi i standardi
Novi zakon o arhiviranju u Srbiji uvodi nove tehničke zahteve i standarde za arhiviranje poslovnih dokumenata. Prema novom zakonu, sva preduzeća moraju da koriste digitalne arhive i da obezbede sigurnost i zaštitu podataka. Takođe, preduzeća moraju da obezbede da su svi poslovni dokumenti koji se arhiviraju u digitalnom formatu u skladu sa standardima za digitalno arhiviranje.
Edukacija zaposlenih
Novi zakon o arhiviranju u Srbiji zahteva da sva preduzeća obezbede obuku za svoje zaposlene kako bi se osiguralo da svi razumeju nove procedure i pravila za arhiviranje poslovnih dokumenata. Preduzeća moraju da obezbede da su svi zaposleni upoznati sa novim zakonom i da su obučeni da koriste nove alate za arhiviranje. Ova obuka može biti organizovana interno ili preduzeća mogu angažovati spoljne stručnjake za obuku svojih zaposlenih.
U skladu sa novim zakonom o arhiviranju u Srbiji, sva preduzeća moraju da usklade svoje poslovanje sa novim pravilima i procedurama za arhiviranje poslovnih dokumenata u roku od šest meseci od datuma stupanja na snagu zakona. Preduzeća moraju da koriste digitalne arhive i da obezbede sigurnost i zaštitu podataka, kao i da obezbede da su svi poslovni dokumenti koji se arhiviraju u digitalnom formatu u skladu sa standardima za digitalno arhiviranje. Takođe, preduzeća moraju da obezbede obuku za svoje zaposlene kako bi se osiguralo da svi razumeju nove procedure i pravila za arhiviranje poslovnih dokumenata.
Pravne posledice nepoštovanja zakona
Nepoštovanje novog zakona o arhiviranju može dovesti do različitih pravnih posledica za poslovne subjekte.
Jedna od posledica može biti novčana kazna koja se može izreći za nepoštovanje zakonskih obaveza u vezi sa arhiviranjem. Osim toga, poslovni subjekti mogu biti suočeni sa prekršajnom prijavom i krivičnom odgovornošću, u zavisnosti od težine prekršaja.
Pored toga, nepoštovanje zakona o arhiviranju može dovesti do gubitka važnih dokumenata i informacija, što može ugroziti poslovanje i imati negativne posledice po reputaciju poslovnog subjekta.
Stoga je važno da poslovni subjekti pažljivo prouče novi zakon o arhiviranju i preduzmu sve neophodne mere kako bi osigurali da se pravilno primenjuje u njihovom poslovanju. To uključuje redovno arhiviranje i čuvanje važnih dokumenata u skladu sa zakonskim zahtevima, kao i obuku zaposlenih o pravilima arhiviranja i čuvanja dokumenata.
Zaključak
Novi zakon o arhiviranju ima veliki uticaj na poslovanje mnogih preduzeća u Srbiji. Ovaj zakon donosi nove obaveze i odgovornosti za preduzeća, ali istovremeno pruža i veću zaštitu podataka.
Preduzeća će morati da ulože više napora u organizaciju i čuvanje svojih arhiva, kako bi se uskladila sa novim zakonskim zahtevima. Međutim, ovo može biti i prilika za preduzeća da unaprede svoje procese i poboljšaju efikasnost.
Važno je da preduzeća shvate značaj novog zakona i preduzmu potrebne korake kako bi se uskladila sa njim. Na taj način će se izbeći kazne i druge negativne posledice koje mogu nastati zbog nepoštovanja zakonskih propisa.
Ukupno gledano, novi zakon o arhiviranju predstavlja važan korak ka boljoj zaštiti podataka i većoj transparentnosti u poslovanju.
