- December 19, 2023
Šta je arhivska knjiga i zašto je važna?
Arhivska knjiga predstavlja osnovnu evidenciju dokumentacije od trenutka osnivanja pravnog lica. Njeno pravilno vođenje ključno je za ispunjavanje zakonskih obaveza, ali i za efikasno upravljanje dokumentima. Bez adekvatnog sređivanja dokumentacije i sumarnog popisa, izrada arhivske knjige ne bi bila moguća.
Pravni okvir za vođenje arhivske knjige
Arhivska knjiga se vodi u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020). Na osnovu člana 9, tačka 6, obavezno se koristi Obrazac broj 21. Dodatno, u „Sl. glasniku RS“, br. 34/2022 objavljen je Pravilnik o obrascu arhivske knjige, koji se primenjuje od 24. marta 2022. godine. Ovim pravilnikom propisan je obrazac arhivske knjige koju su dužni da vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Ko je obavezan da vodi arhivsku knjigu?
Pored pravnih lica, obavezu vođenja arhivske knjige imaju:
- Javna preduzeća,
- Državni organi i organizacije,
- Organi teritorijalne autonomije i lokalne samouprave,
- Ustanove,
- Imaoci javnih ovlašćenja,
- Privredna društva.
Kako se vodi arhivska knjiga?
Vođenje arhivske knjige podrazumeva:
- Hronološki unos dokumentacije po godinama i klasifikacionim oznakama,
- Grupisanje dokumentacije prema važećoj listi kategorija arhivske građe,
- Vođenje kontinuiranog numeričkog niza (bez zaključivanja na kraju godine),
- Grupno popisivanje količine dokumenata nastalih u kalendarskoj godini,
- Evidentiranje fizičke lokacije dokumenata.
Arhivska knjiga može biti vođena u papirnoj formi ili elektronski (Excel tabela, Word tabela), uz obaveznu izradu zaštitne kopije.
Rok za dostavljanje arhivske knjige nadležnom arhivu
Prepis arhivske knjige (kopija) dostavlja se nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini. Dokument mora biti zaveden i potpisan od strane odgovornog lica.
Kako Nucleo može pomoći u izradi arhivske knjige?
Nucleo nudi kompletnu uslugu izrade arhivske knjige, koja obuhvata:
- Sređivanje i popisivanje papirne dokumentacije,
- Izradu liste kategorija registratorskog materijala,
- Izradu opštih akata o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja dokumentacije,
- Pribavljanje saglasnosti nadležnog istorijskog arhiva,
- Redovno godišnje ažuriranje arhive i izlučivanje istekle dokumentacije.
Dokumentacija se može skladištiti u vašim prostorijama ili u NUCLEO arhivskim depoima, što osigurava maksimalnu sigurnost i zakonitu obradu arhivske građe.
Zaključak
Pravilno vođenje arhivske knjige nije samo zakonska obaveza, već i neophodan korak ka efikasnijem poslovanju. Angažovanjem stručnjaka, poput Nucleo tima, možete biti sigurni da je vaša dokumentacija uredno evidentirana i usklađena sa važećim propisima Republike Srbije.
